I.                  KONSEP ADMINISTRASI (CONCEPT OF ADMINISTRATION)

Konsep adalah Abstraksi (ringkasan) dari fenomena yang dapat menggambarkan suatu objek, peristiwa/kejadian, yang berada dalam dunia pikiran (mind) sebagai produk dari eksternal world.

Administrasi adalah ilmu yang bersifat Multidisiplin (kompleks). Ini berarti konsep administrasi dipahami melalui berbagai definisi, teori, paradigma, pendekatan, metode tertentu yang bersifat utuh dan menyeluruh (wholeness). Ilmu-ilmu yang membangun ilmu administrasi antara lain ekonomi, politik, sosiologi, budaya, komunikasi, antropologi.

Teori adalah seperangkat konsep, batasan dan proposisi yang menyajikan pandangan sistematis tentang fenomena dengan merinci hubungan antar variable dengan tujuan menjelaskan dan memprediksi gejala tersebut.

Administrasi merupakan bagian dari Ilmu Sosial yang mempelajari interaksi manusia dalam melakukan kerjasama (cooperative) melalui penggunaan sarana dan sumberdaya yang terbatas (limited resources).

Dalam arti sempit, administrasi tidak lebih dari kegiatan ketatausahaan (clerical work), biasanya menyangkut tugas pekerjaan/urusan keuangan, kepegawaian, kearsipan, dokumentasi, logistic, korespondensi, teknis, operasional program, layanan informasi yang bersifat administrasi.

Dalam arti luas, administrasi adalah proses kerjasama berdasarkan rasionalitas tertentu yang dilakukan oleh dua orang atau lebih dengan menggunakan sumberdaya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Dalam ilmu administrasi tidak ada yang bersifat pasti (pasti benar atau pasti salah), semuanya relative karma ilmu administrasi bersifat eklektik dalam artian memilih mana yang dianggap terbaik.

Yang perlu dicatat adalah inti dari administrasi yaitu Services (pelayanan).

II.               KONSEP DASAR ADMINISTRASI

1. Pengertian Administrasi

Telah dimaklumi bahwa manusia sebagai makhluk sosial senantiasa didorong oleh adanya berbagai macam kebutuhan, baik kebutuhan primer, kebutuhan skunder maupun kebutuhan tersier. Dalam upaya memenuhi kebutuhan hidupnya, setaiap orang tidak selamanya mampu untuk mengusahakan dan mencukupi berdasar atas kemampuan dan kekuatan dirinya sendiri, hingga pada akhirnya seseorang tidak dapat melepaskan ketergantungannya dengan orang lain (dengan kata lain akan senantiasa membutuhkan adanya bantuan dari orang lain).

Sebagai sarana untuk dapat mencukupi apa yang menjadi kebutuhan hidupnya, seseorang pada akhirnya tersadarkan diri untuk membentuk kelompok bersama, --dengan tujuan agar harapan dan cita-citanya dapat terwujud dengan baik dan relatif cepat—dalam konteks inilah yang sering disebut dengan berorganisasi. Dengan demikian jelaslah bahwa, upaya mewujudkan cita-cita, harapan dan keinginan tidak mungkin dicapai atau diwujudkan dengan mengabaikan adanya suatu bantuan dari orang lain, atau harus melakukan kerjasama antar sesama manusia. Untuk lebih mengefektifkan dan mengoptimalisasikan bentuk-bentuk kerjasama dalam mayarakat itu diperlukan adanya suatu penataan. Penataan ini penting artinya, bukan saja agar harapan setiap individu yang tergabung dalam organisasi itu dapat terpenuhi, akan tetapi dalam rangka pula mengoptimalkan setiap keterampilan, kemampuan dan kecakapan yang

dimiliki setiap anggota. Ilmu yang berkaitan dengan bagaimana menjadikan kerjasama dalam sebuah organisasi itu agar lebih baik efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan bersama (organisasi) dan atau tujuan individu dapat disebut pula disebut dengan istilah administrasi.

a. Secara Etimologis

Apa sebenarnya makna dari administrasi itu ?. untuk dapat menjawab pertanyaan tersebut ini, kita dapat memandangnya dari berbagai sudut. Banyak para ahli memberikan arti atau definisi kata “administrasi”. Istilah administrasi itu berasal dari bahasa latin “administrare” yang berarti membantu atau melayani. Kata sifatnya “administrativus” dan kata bendanya “administration”. (Hendiyat Sutopo dan Wasty Sumanto, 1982 : 15 – 16) Dimock dan Dimock (1953 : 3) mengartikan administrasi adalah : melaksanakan tugas pemerintah yang dilaksanakan dengan mengkoordinasikan usaha orang-orang sehingga mereka dapat bekerja bersama-sama untuk menyelesaikan apa yang mereka sebut “tugas”’

Batasan makna tersebut di atas kiranya memberi suatu pemahaman bahwa, kata “administrasi” itu berarti pula to- conducta t au to- serve. Dengan demikian kata administrasi yang dipakai ini adalah merupakan pengertian

administrasi dalam arti umum atau luas. Kata administrasi dalam arti umum/luas ini diambil dari bahasa latin yang

kemudian masuk ke dalam bahasa Inggris sehingga menjadi kata “to administer” yang berarti mengurus, mengelola atau

mengerjakan. Sedangkan kata benda dari to administer ialahadmin istrat ion , dan kata sifatnya adalahadministrative.

Kataadmin istrat ion dari bahasa Inggris ini kemudian ditranslite ke dalam bahasa Indonesia yaitu administrasi.

Disamping kata administrasi itu berasal dari bahasa latin yang kemudian diambil alih ke dalam bahasa Inggris, ternyata juga berasal dari bahasa Belanda yaitu :administratie, yang berarti setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama lain. (Pariata Westra, 1978 : 4-5) Dari penyataan di atas, dapat dipahami bahwa kata administrasi yang diambil dari bahasa Belanda mempunyai makna ketata-usahaan atau tulis menulis di kantor. Dengan demikian pengertian ini mengandung makna lebih sempit. Penggunaan kata atau istilah administrasi ini hendaknya tidak dicampur-adukkan. Artinya jika kita akan menggunakan atau menamakan kegiatan perkantoran atau kegiatan tulis menulis hendaknya tidak menggunakan kata administrasi akan tetapi lebih tepat menggunakan nama tata usaha, dengan maksud agar dapat dibedakan kata administrasi dengan maksudadministrative dan administrasi dengan maksudmanajerial.

Untuk uraian dan penjelasan selanjutnya pada tulisan ini secara umum menggunakan kata administrasi yang

berarti umum atau luas. Pengertian administrasi secara luas ini, para ahli yang memberikan definisi yang berbeda-beda

(sebanyak orang yang mendefinisikannya). Untuk lebih menambah pemahaman kita terhadap pengertian administrasi

dalam arti umum ini, dapat kita perhatikan pendapat-pendapat berikut ini.

b. Secara Semantik

Administrasi dapat diartikan keseluruhan proses yang mempergunakan dan mengikutsertakan semua sumber potensi yang tersedia dan yang sesuai, baik personal maupun material, dalam usaha untuk mencapai bersama suatu tujuan secara efektif dan efisien. (Moh. Riva’i, 1986 : 25) Batasan ini secara jelas menerangkan bahwa yang dimaksud dengan administrasi adalah, kegiatan yang berkaitan dengan upaya memanaj atau menggerakkan atau menata segenap potensi atau sumber daya organisasi (sumber daya manusia dan sumber daya alam/lingkungan), dengan maksud agar semua sumber itu dapat digunakan dan dimanfaatkan untuk mendukung tercapainya tujuan secara efektif dan efisien.

Sejalan dengan pernyataan di atas Hendiyat Sutopo menegaskan bahwa, administrasi itu adalah aktivitas individu-individu (para pejabat) dalam suatu organisasi yang berkaitan dengan tugas memerintah, memajukan dan memperlengkapi usaha bersama dari kelompok individu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. (1982 : 17) Pengertian administrasi ini jelas menunjukkan pada suatu arti aktivitas atau proses melaksanakan kegiatan secara bersama.berupa kegiatan menggerakkan, memajukan atau menyediakan sarana/prasarana yang diperlukan bagi aktivitas personil/anggota untuk mewujudkan suatu tujuan bersama (tujuan organisasi = institusional).

Statemen ini menunjukkan pula bahwa dalam suatu organisasi ada orang yang memimpin/manajer. Sebagai seorang manajer ia harus mampu melaksanakan kegiatan administrasi secara dinamis atau statis. Administrasi diartikan pula sebagai suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang berupa proses pengelolaan usaha sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi, untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumnya, agar efektif dan efisien. (Muljani A. Nurhadi, 1983 : 2)

Jika administrasi itu merupakan kegiatan bagi seorang pemimpin --dengan menunjuk pada kegiatan manajerial--, maka sudah barang tentu dalam kaitan ini terselenggaranya kegiatan administrasi itu tidak dapat dilepaskan dari peran serta dan aktivitas individu/personil yang ada di bawah komando pemimpin. Ini artinya kegiatan administrasi itu bukan saja berarti manajerial (bagi pemimpin) akan tetapi juga merupakan kegiatan yang bermakna membantu, melayani. Sedangkan orang yang memberi bantuan disebut pembantu atau orang yang melayani disebut dengan pelayan. Sebagai penjelasan singkat dari pemahaman yang terakhir ini, kita dapat memperhatikan pernyataan di bawah ini :

Istilah administrasi berasal dari bahasa Latinad danm in is trare (to server, melayani). Prefiksad – berfungsi

mengintensifikasi katam in is trare. Katam in is tr are berkaitan dengan kata minister (a person authorized to conduct

religius, worship; a clergyan; pastor)d an ministry (the service, functions, or profession of a minister of religion). Akar

kara minister mengandung serabut kata minis – artinya kecil. Jadi orang yang melayani (yang melakukan service), yaitu

servant, memiliki posisi lebih rendah dari para orang atau pihak yang dilayani olehnya. (Taliziduhu Ndraha, 1989 : 1)

Keterkaitan aktivitas orang-orang yang tergabung di dalam organisasi kiranya merupakan suatu hal yang tidak bisa dipungkiri adanya. Ini artinya administrasi itu adalah merupakan sesuatu yang terdapat didalam suatu organisasi modern dan memberi hayat kepada organisasi tersebut, sehingga organisasi itu dapat berkembang, tumbuh dan bergerak. (Prajudi Atmosudirjo, 1979 : 21 ) Untuk memperjelas keterkaitan aktivitas orang-orang di dalam suatu organisasi tersebut, dapat kiranya kita memperhatikan penjelasan lebih lanjut dari Prajudi Atmosudirjo tentang administrasi sebagai suatu obyek study (keilmuan), yaitu :

1. Administrasi merupakan fenomena sosial, suatu perwujudan tertentu di dalam masyarakat (modern). Eksistensi dari

administrasi ini berkaitan dengan organisasi, artinya administrasi itu terdapat di dalam suatu organisasi.

2. Administrasi merupakan suatu hayat atau kekuatan yang memberikan hidup atau gerak kepada suatu organisasi. Tanpa administrasi suatu organisasi akan mati, tanpa administrasi yang sehat, maka organisasi itu tidak akan sehat pula. Pembangkit dari pada administrasi sebagai kekuatan/energi atau hayat ini adalah administrator, yang harus pandai menggerakkan seluruh sistemnya yang terdiri atas para manajer, staffer dan personil lainnya.

3. Administrasi merupakan suatu fungsi yang tertentu untuk mengendalikan, menggerakkan dan mengarahkan suatu organisasi yang dijalankan oleh administrator dibantu oleh team bawahannya, terutama para manager dan staffer.

4. Administrasi merupakan suatu kelompok orang-orang yang secara bersama-sama merupakan badan pimpinan (the goverming body) dari pada suatu organisasi, yang merupakan pimpinan atau team pimpinan.

5. Administrasi merupakan suatu seni (art, kunst) yang memerlukan bakat dan ilmu (science, knowledge, wetenschap, kennis) yang selain pengetahuan memerlukan pula pengalaman.

6. Administrasi merupakan suatu proses penyelenggaraan bersama atau proses kerjasama antara sekelompok orang-orang secara tertentu untuk mencapai sesuatu tujuan tertentu yang telah ditentukan dan direncanakan sebelumnya.

7. Administrasi merupakan suatu jenis tingkah laku atau sikap kelakuan tertentu yang memerlukan sikap serta kondisi mental yang tertentu, dan merupakan suatu tipe tingkah laku manusia yang tertentu.

8. Administrasi merupakan suatu praktek (pratice) atau tehnik (teknique) yang tertentu, suatu tata cara melakukan/mengerjakan sesuatu, yang memerlukan kemampuan, kemahiran, ketrampilan(skill ) atau kebiasaan yang tertentu yang hanya dapat diperoleh melalui pendidikan dan latihan.

9. Administrasi merupakan suatu system yang tertentu, yang memerlukan input, transportasi, pengolahan, dan out-put yang tertentu pula.

10.Administrasi merupakan suatu tipe manajemen yang tertentu yang merupakan “overall management” dari pada suatu organisasi.

Walaupun administrasi itu merupakan manajemen, akan tetapi administrasi mempunyai banyak segi atau aspek lain lagi, sehingga sampai batas-batas tertentu dapatlah dikatakan bahwa manajemen itu merupakan inti dari pada administrasi. (Sardjuli, 1983 : 2 – 3 )

Dari beberapa uraian tersebut di atas, dapatlah kiranya dipahami bahwa pengertian/definisi kata administrasi dapat dilihat dari dua sudut yaitu :

a. Dari sudut makna sempit, administrasi itu mempunyai arti setiap kegiatan yang berkaitan dengan tata-tulis menulis/catat mencatat atau surat menyurat yang biasa dilaksanakan di kantor-kantor (sekolah, pemerintah dan perusahaan) secara sistematis dalam rangka membantu penelusuran kembali tentang ikhtisar surat itu.

b. Dari sudut makna luas, administrasi itu mempunyai pengertian segenap proses atau serangkaian proses kegiatan berupa penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu sistem kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu.

Dari beberapa definisi administrasi di atas, dapat diambil beberapa unsur pokok pikiran yang ada dalam definisi administrasi, yaitu :

1) Sekelompok orang atau sejumlah orang (dua orang atau lebih).

2) Adanya proses atau serangkaian proses kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang tersebut.

3) Adanya kerjasama, bahwa rangkaian/tahapan kegiatan sekelompok orang itu dilakukan dalam rangka usaha

mencapai harmonitas kerja untuk mencapai tujuan.

4) Adanya tujuan tertentu yang telah ditetapkan atau dicita-citakan untuk realisasinya (Tujuan organisasi, institusi).

III.           KONSEP ADMINISTRASI

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

• Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White, 1958).
• Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958).
• Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963).
• Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :
• Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).
• Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)

Berdasarkan hal tersebut diatas, administrasi ialah proses penyelenggaraan kerja yang dilakukan bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Administrasi, baik dalam pengertian luas maupun sempit di dalam penyelenggaraannya diwujudkan melalui fungsi-fungsi manajemen, yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengawasan.

Jadi administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan.

Dalam dunia kerja saat ini istilah administrasi dan manajemen tentu sudah banyak menjadi acuan dalam mencapai suatu tujuan khususnya dalam bidang perkantoran. administrasi berasal dari bahasa yunani yang berarti suatu proses kerja sama antara dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan bersama yang telah ditetapkan sebelumya. sedangkan manajemen adalah suatu proses mengantur,mengendalikan,dan melaksanakan proses kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. sebagaimana dalam prinsip manajemen adalah "pengorbanan yang sekecil-kecilnya untuk memperoleh hasil yang semaksimal mungkin".dalam sub bab ini akan dibahas secara singkat tentang pengertian administrasi dan manajemen, unsur-unsur administrasi dan manajemen,peranan adminstrasi dan manajemen,dan hubungan administrasi dan manajemen

v  PENGERTIAN ADMINISTRASI

administrasi pendidikan terdiri dari 2 kata yang masing-masing mempunyai pengetian tersendiri. kata administrasi menurut asal katanya berasal dari bahasa latin. ad + ministrae, ad berarti intensif sedangkan ministrae berarti melayani, membantu, dan memenuhi, jadi tugas utama seorang adminisatrator/manajer adalah memberikan layanan prima.
administrare adalah kata kerja sedangkan kata bendanya adalah administration dan kata sifatnya adalah administratiavus. dalam kegiatan sehari-hari untuk istilah administrasi dibagi menjadi 2 pengertian yaitu

      Administrasi dalam pengertian yang sempit adalah suatu pekerjaan tata usaha dalam kantor

      Administrasi dalam pengertian yang luas adalah seluruh proses kerja sama orang atau lebih dalam mencapai tujuan bersama.

Asministrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu

Proses adalah rangkaian perbuatan manusia yang mengandung maksud tertentu yang memang dikehendaki oleh yang melakukan perbuatan itu. Disini termasuk pula segenap aktivitas yang terjadi sebagai akibat perbuatan itu.

Perbuatan adalah suatu kegiatan manusia yang mengandung maksud tertentu berupa tindakan dan pemikiran.

Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan sesuatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan.

Suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebetulan untuk melaksanakan fungsi disebut sistem

Metode  adalah cara yang telah  menjadi pasti ketepatannya dan merupakan pola dalam mekukan suatu pekerjaan. Apabila metode merupakan kamahiran dari seseorang yang sudah tergolong ahli, ini disebut teknik

v  SEJARAH PEMIKIRAN ADMINISTRASI

ü  Pemikiran yang dikembangkan oleh para ahli teori klasik yang dianggap sebagai perintis dan menjadi fondasi untuk ilmu administrasi modern:

ü  Charles Babbage, Henry R.Tone, Fredrick Winslow Taylor, Gilbreths, Henry L.Grant, Harrington Emerson, Henry Fayol, James D. Money,Lyndal F.Urwick, Chester I. Barnard

ü  Para ahli Adm modern yang dikembangkan dari pendekatan-pendekatan psikologis terutama dipelopori oleh Elton Mayo, hugo Munsterberg yang dikenal dengan hubungan manusia, dan juga aliran-aliran perilaku, teori proses, pendekatan kuantitatif, pendekatan sistem dan pendekatan kontingensi

ü  Para ahli teori klasik terutama menekankan pada pemikiran F.W Taylor dan Henry Fayol dan Max Webber dengan kontribusi dari para ahli teori klasik lainnya

ü  Kemudian membahas pendikatan hubungan manusia, pendekatan prilaku, pendekatan proses, pendekatan kuantatif, pendekatan sistem dan pendekatan kontingensi yang merupakan acuan pendekatan studi dalam administrasi modern.

ü  Teori selalu berkembang dan tidak  mengenal akhir. Apalagi tidak satu teoripun yang bisa gambarkan secara lengkap tentang kenyataan kerja sama keorganisasian yang kita alami

ü  Oleh sebab itu teori klasik bukan berarti sudah kadaluarsa dan teori modern dan kontemporer adalah up to date, tetapi kedua-duanya saling lengkapi atas kelemahan masing-masing.

ü  Meskipun demikian baru pada akhir abad 19 awal abad 20 pengalaman tersebut ditelaah dan dianalisis secara ilmiah yang dikumpulkan dalam satu disiplin ilmu yaitu Ilmu Administrasi

ü  Melalui analisis sejarah dapat dilacak dan diketahui bahwa kira-kira tahun 1300 SM bangsa mesir telah mengenal Administrasi, Max webber “Mesir sebagai satu-satunya Negara paling tua yang memiliki Administrasi Birokratik”.Demikian juga tiongkok kuno, dapat diketahui tentang konstitusi Chow yang dipengaruhi oleh ajaran Confucius dalam “administrasi Pemerintahan”. Yunani (430 SM) dengan susunan kepengurusan Negara yang demokratis, Romawi dengan “de ofiis” dan “de Legibus”nya Marcus Tullius Cicero dan abad 17 di perusia, Austria, Jerman, dan Prancis dengan Kameralisyang mengembangkan Administrasi Negara, Misalnya : Sistem Pembukuan dalam hal administrasi keuangan Negara, Markantilis (sentralisasi Ekonomi dan politik) dan Kaum Fisiokrat yang berpengaruh selama kurun waktu 1550 – 1700 san

ü  Fakta administrasi seperti dikemukakan diatas hingga 1886 dikenal sebagai praktek dan teknik kerjasama sebagai seni administrasi yang belum ditelaah secara ilmiah. Adapun puncak analisis ilmiah mengenai fenomena administrasi berdasarkan fakta sejarah dimulai pada akhir abad 19 dengan munculnya gerakan manajemen ilmiyah yang dipelopori F.W Taylor (1856 -1925) dan gerakan general and industrial administration yang dipelopori H. Fayol (1841-1925) sekaligus beri identitas ilmu bagi adminstrasi  yang kemudian desempurnakan dengan munculnya berbagai teori dan pendekatan studi administrasi.

ü  Perkembangan Asministrasi sebagai seni dapat dibagi dalam  dua fase yaitu:

a.      Fase Prasejarah (dapat dilihat dari beberapa peradaban)

      Mesopotamia

Mesopotamia telah menjalankan sebagian prinsip-prinsip administrasi dan manajemen  terutama bidang pemerintahan, perdagangan, komunikasi,Pengangkutan (pengangkutan sungai) dan telah digunakannya logam sebagai alat tukar menukar , alat ukur dan hitung yang sudah barang tentu memperlancar perdagangan.

      Babilonia

Telah diterapkan administrasi dibidang pemerintahan, perdagangan, komunikasi,Pengangkutan. Sistem adm dibidang teknologi juga telah berhasil dengan adanya taman tergantung.

Dalam Code Of Hammurabi dikembangkan manajerial guide line were set forth, pentingnya effective leader style, dalam didirikan menara babel setinggi 650 Feet tampak Magnificient structures were erected, production and inventory control was employed.

      Mesir

Sistem desentralisasi  dan penggunaan staf penasehat pada 2000 tahun SM, peninggalan sejarah berupa Paramida yang diperkirakan 100.000 orang selama 20 tahun, pekerjaan ini butuh sistem  administrasi yang handal

      Cina

Kira-kira pada tahun 1100 SM cina telah menyadari perlunya perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan. Melalui confucion dengan adm kepegawaian tiongkok kuno dan Chow yang juga menjabat sebagai perdana mentri berhasil menciptakan apa yang disebut UUD Chow.

      Romawi

Dipelopori oleh Cicero  dalam buku “de officiis” dan “de Legibus” (the Law) dijelaskan tentang pemerintahan romawi yang berhasil memerintah dan kuasai daerah yang luas dengan bagi-bagi tugas pemerintahan dalam departemen-departemen  yang disebut “Mangitrates” yang dipimpin oleh magistrator. Disamping itu ada adm perhubungan, adm perpajakan. Oleh deocletian, struktur empire diorganisasi dan dibagi dalam 100 Provinsi.

Organisasi militer juga menyumbang perkembangan studi adm, penggunaan staf, keseragaman cara dalam pelaksanaan tugas tugas, penerapan disiplin, bahkan pernah digunakan oleh Alexander agung, Hannibal (182 SM), Caesar dan Napoleon

b.      Fase Sejarah Hingga Revolusi Industri

      Gereja katolik

Mempunyai sumbangan besar terhadap pemikiran adm melalui praktek adm terutama dalam organisasi 1000 tahun yang lalu, memberi kontribusi dalam hal Hirarki otoritas, spesialisasi aktivitas sepanjang garis fungsional dan konsep staf.

      Nicolo Machiaveli

Merupakan orang yang memberi kontribusi secara individual terhadap pengembangan pemikiran administrasi dan management, lahir pada tahun 14 69 ia membuat analisis sistematis tentang Prince’s (manajer) job dan dari itu dikembangkan prinsip-prinsip prektis yang digunakan sekarang ini seperti telah ada 500 tahun lalu. Dalam the prince dan the Discoources, Machiaveli 4 prinsip-prinsip kepemimpinan yaitu

1.      Pentingnya Relying upon mass consent. Otoritas prince adm pemimpin datang dari adm yang diberikan oleh bawahan. Tak seorangpun menjadi pimpinan tanpa disetujui pengikut.

2.      Pemimpin harus Stive for cohesiveness dalam organisasi.

3.      Prince harus mempunyai satu kemauan untuk survive

4.      Prince harus mejadi pimpinan yang perhatikan wishdom, kindness dan justice, sifat yang diuji pada setiap waktu

      Revolusi Industri

Inovasi teknologi dari revolusi industri memberi impak dinamik terhadap pemikiran-pemikiran adm dan manajemen. Terjadi di inggris antara tahun 1700-1785, revolusi industri di inggris mengubah manusia di segala bidang termasuk di bidang adm dan manajemen sebagai sebagai teknik dan praktek kerjasama manusia.

Pada abad 18 dan 19 terjadi revolusi teknologi  di inggris. Tenaga manusia digantikan oleh mesin dan mesin-mesin uap menghasilkan tenaga yang lebih murah dan lebih efisien.

Pada fase revolusi industri, Richard Arkwright memberi kontribusi dalam penggunaan efficient managerial principles yang berhubungan dengan produksi yang kontinu, koordinasi mesin-mesin, material, orang-orang , capital, factory disiplin dan tanda- tanda pembagian kerja. Adam Smith juga memberi kontribusi tentang pembagian kerja, dimana ditunjukkan bahwa spesialisasi dapat meningkatkan efisiensi, Perkembangan pemikiran dalam periode waktu hingga 1886 lebih merupakan adm dan manajemen sebagai praktek pengaturan kerjasama untuk mencapai tujuan, administrasi lebih dikenal sebagai “seni”

Puncak perkembangan organisasi dan manajemen pada fase sejarah adalah permulaan abad 18 melalui karya charles babbage (1792-1871) seorang ahli matemartika di universitas Cambridge inggris. Dalam bukunya “the economy of manufacture” menekankan pentingnya efisiensi dalam usaha pencapaian tujuan dan pentingnya pembagian kerja, pada awalnya buku itu tidak mendapat perhatian tetapi setelah lahirnya gerakan manajemen ilmiyah di AS yang dipelopori F.W Taylor (1886) buku tersebut mulai diperhatikan dan diselidiki. Lahirnya manajemen ilmiah merupakan fase modern dalam perkembagan administrasi  dan merupakan titik awal perkembangan administrasi sebagai ilmu pengetahuan, Pada fase modern pengembangan administrasi dan manajemen mulai menggunakan metode-metode sehingga fase ini meupakan fase perubahan administrasi dan manajemen sebagai prektek dan teknik kerjasama sebagai seni menjadi sebagai ilmu

Pelopor pemikiran administrasi dan manajemen sebagai ilmu dengan menggunakan metode-metode ilmiyah adalah F.W Taylor dalam karyanya “shop Management” (1911) dan H.Fayol dalam karyanya “Administration Indutrialle et Generale” Manajemen Umum dan Industri.

v  DEFENISI ADMINISTRASI MENURUT PARA AHLI

1. Leonard D white (1955: P.1) merumuskan sebaagai "administration is a process comman to all group effort public or provaate, civil or millitaaary, large scaale or smaall scall" (administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua usaha kelompok baik usaha pemerintah, ataupun swasta, sipil atau militer baik secara besar-besaran ataupun kecil-kecilaan)
2. H.A.Simon (1961:P.3) "administration can be defined aas the aactivitiesa if group cooperating to accomplish common goals" (administrasi dapat didefenisikan sebagai kegiatan kelompok orang-orang yaang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan bersama)
3. Dwoght Waldo (1971:P.20) "administrasi adalah suaatu bentuk daya upaya manusia yang kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalaiteit yaang tinggi":
4. The Lianag Gie (1965:P.5) "administrasi adalah segenap proses penyelenggaraaaan dalam segenap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu". defenisi ini mendapat perubahan (1972 :P.a37) yatiu peoses penyelenggaraan diganti dengan rangkaian penaataaan. kemudian lebih disempurnakan (1977:13) yaitu administraasi adalah segenap rangkaian kegiatan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerjasama mencapaai tujuan tertentu.
5. S.p siagiaan (1985:P.3) " adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan pada rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
6. Parajudi Atmosudirjo (11975 : P) administrasi adalah pengendalian dan penggerakk dari suatu organisasi sedemikiaan rupa sehingga organisasi itu menjadi hidup dan bergerak menuju ketercapainya segala sesuatu yang telah ditetapkan oleh administrator yakni kepala organisasi.
7. Sedangkan ilmu administrasi didefinisikan oleh Guilick sebagai berikut: ” The science of administration in thus the system of knowledge whereby men may understand relationship, predict result, and influence outcomes in any situation where men are organized at work together for a common purpose”.

Albert Lepawsky menunjukkan 6 peranan administrasi dalam kehidupan dan perkembangan masyarakat:

1. The Universal Importance of Administration

      Bahwa administrasi sebagai studi ilmiah yang serius diperlihatkan dari disintegrasi bagi kurangnya abilitas adminstrasi dan efisiensi manajemen terutama pada periode Perang dunia II

      Fayol katakan, melalui pengetahuan administrasi kita mengerti peranan orang, komando, koordinasi dan control yang jadi dasar untuk tenaga kerja (workman)

      Dengan demikian tiap orang membutuhkan Adm sehingga adm adalah suatu subyek dari kepentingan universal.

2. The stabilizing role of administration in society

      Paul pigors menyatakan bahwa fungsi primer administrasi adalah untuk stabilisasi institusi-institusi social.

3. The role administration in social change

      Brook adam mengatakan bahwa fungsi pokok administrasi adalah jaminan stabilitas social dengan sediakan fasilitas bagi perubahan social.

4. The treat of a managerial revolution

      James burnham : kualitas esensial dari the emerging society adalah karakter manajemennya, bahwa dalam kenyataan manajer-manajer mempersiapkan untuk taken over masyarakan modern.

5. The prospect of a managerial evolution

      Charles merriem: bahwa lambat laun akan diberikan atribut posisi manajer dari suatu masyarakat demokratik.

      Ia menyebut organisasi pemerintahan tidak lain merupakan organisasi manajerial.

6. Adminstration as the key to modern society

Charles A. Besrd : Masyarakat modern adalah masayarakat besar. Setiap usaha masyarakat modern akan mendapatkan ketenangan dibawah adminstrasi.

v  KEDUDUKAN ADMINISTRASI

Dalam kehidupan manusia serba kebutuhan, kebutuhan untuk tempat tinggal, makan, pakaian dan lain-lain yang biasa dikenal dengan istilah kebutuhan- kebutuhan primer atau kebutuhan pokok. untuk dapat memenuhi kebutuhan ini apa itu kebutuhan primer atau kebutuhan sekunder orang harus mengusahakan dengan perbuatan -perbuatan yang nyata berusaha seorang diri maupuna secara bekerja sama dengan perbuatan yang nyata akan dengan perbuatan nyata maka kebutuhan itu menjelma menjadi tujuan.didalam memenuji kebutuhannya dalam banyak hal orang harus bekerja sama atau dengan kata lain orang harus melaksanakan suatu proses penyelenggaraan usaha kerja sama dalam mencapai tujuaannya. proses penyelenggaraan inilah yang disebut dengan administrasi dan pada masyarakat moden yaang makin berkembang ini makin penting pula tujuan-tujuan yang ingin dan hendak dicapainya maka makin baik dan tepat pula administrasi yanag harus diaarahkannya oleh karena itu makin penting pulaa kedudukanaadministrasi sebagai kegiatan-kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut. kedudukan aadministrasi penting dalam suatu negara yaang telah maju apalagi bagi negara yang sedang berkembang. yang mana administrasi akan memberi sumbangan pengalaman dibidang apapun telah mengajarka kepada negara-negera itu bahwa masalah kemajuan negara bukanlah dititik beratkan hanya pada modal yang cukup sumber-sumber alam dan kekayaan bumi yaang berlimpah-limpaah tenaga kerja manusia yang belebih-lebihan tetapi sangat dibutuhkan peranan/ kedudukan aadminstrasi. administras merupakan modal yang berhargan sekali bagi negara-negara tersebut untuk melaksanakan tugas dalam mencapai tujuan apalagi asas utama administrasi adalah daya guna kerja berarti bahwa manusia ingin mencapai suatu hasil secara maksimum atau terbaik dengan menyelenggarakan sesuatu keja atau usaha secara minimum atau teringan dalam mencapai tujuan yang telah ditentukaan sebelumnya disamping administrasi penting bagi suatu negara maka admnistrasi jugaa penting bagi badan-badaan atau organisasi perusahaaan dan perindustrian juga bagi lembaga-lembaga seperti lembaga peradilan lembaga permasyarakatan bahkan pembrontak dan orang matipun membutuhkan admnistrasi sehingga dapat dikatakan bahwa dimana ada terdapat kegiatan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan bersama maka disana terdapat administrasi.

v  PERINCIAN ILMU ADMINISTRASI

prajudi atmosudirjo (1975:P.13) menggolongkan spesialisasi ilmu administrasi bidang operasi dari organisasi yang diadministrasikan yaitu, administrasi negara,administrasi niaga, administrasi internasional dan administrasi sosial. Sukarno K (1985:P.12) dan Ibrahim Lubis (1984:P.19) membagi bidang administrasi atas 3 golongan besar dengan rincaian sbb:

• adminisrasi negara ialah administrasi yang berobyek kenegaraan terdiri dari
• administrasi sipil ialah seluruh kegiatan yang dilakukan oleh departemen, jawatan, kantor kecamatan, dan kantor kelurahan atau seluruh kegiatan negara dikurangi kegiatan perusahaan negara dan kegiatan militer/TNI
• administrasi kegiatan angkatan bersenjata yang terdiri dari administrasi angkatan udara, angkatan laut, angkatan darat dan angkatan kepolisian.
• administrasi niaga ialah administrasi yang berobyek swasta perniagaan yaitu:
• administrasi perusahaan ialah kegiatan-kegiatan dibidang produksi, transportasi, asuransi, perbankan dan lain-lain dibidang perusahaan swasta
• administrsi sosial bukan perusahaan biasanya cenderung kearah usaha sosial seperti administrasi sosial sekolah swasta, rumah sakit swasta, yayasan, klub dll
• administrasi internasional ialah administrasi yang bergerak dibidang internasional seperti yang dilakukan oleh PBB beserta cabang-cabangnya misalnya UNICEP,ILO,UNESCO, dll